درباره اسنادایران
اسنادایران راهکار جامع آرشیو، مدیریت اسناد و ارجاع امن آنها برای همگان است. اسنادایران، یک سامانه اتوماسیون اداری و بایگانی اسناد است که در قالب یک وب سایت تخصصی بر روی سامانه ابری، جهت نگهداری اسناد و مدارک یا مستندات شما راه‌اندازی گردید است. این سامانه با ایجاد بستری امن، امکان اشتراک گذاری یا ارسال آنها را به کسانی که جهت تایید یا بررسی لازم می‌دانید فراهم کرده است.
دسترسی به هر سند فقط برای کاربرانی که از سوی مالک آن مجاز دانسته شده میسر بوده و هر کاربر باید برای اولین بار در ورود به سامانه، بسته به الزامات درخواستی مالک سند احراز هویت گردد. جهت اطمینان از اینکه مستندات بارگذاری شده قابل تغییر و یا حذف از هیچ طریقی حتی توسط گردانندگان سایت نخواهند بود، تمامی محتوای ثبت شده با استفاده از رمزگذاری و فن‌آوری زنجیره بلوکی کدگذاری شده و به هم پیوند می‌گردند.
فراسازمانی به این معنی است که افراد متفاوتی در بیرون یا درون سازمان می‌توانند طرف ارجاع و گردش کار یک سند قرار گیرند و محوریت بر فرد خواهد بود و نه پست سازمانی. تنها کافی است مدرک خود را بارگذاری کنید که ممکن است یک قرارداد یا تصاویر سندی باشد که نیازمند بررسی یا تایید شخص دیگری است.
سپس یک لینک دائمی بطور خودکار برای آن ایجاد می‌شود. این آدرس همیشه ثابت بوده و مدرک همیشه از طریق آن قابل دسترسی خواهد بود. بعد از ثبت مدرک اگر لازم دانستید افراد مجاز به دسترسی را معرفی کنید. اشخاص متعددی را می‌توان با ثبت شماره همراه به عنوان تاییدکننده یا رویت‌کننده آن معرفی کرد.
برای تکمیل اشتراک گذاری یا ارجاع سند، باید لینک اختصاصی آن را برای افراد ارسال کنید. برای افرادی که قبلاً در سامانه ثبت‌نام کرده باشند پیام‌کوتاهی به طور خودکار ارسال می‌شود در غیر اینصورت می‌توانید لینک سند را از هر طریق برای وی بفرستید.
گیرنده برای اولین بار احراز هویت می‌شود اما پس از عضویت در سامانه نیازی به تایید مجدد نخواهد بود. سه سطح کاربری شامل تایید شماره موبایل ، بنام بودن آن و تایید آدرس و تلفن بسته به نیاز برای ثبت‌نام و احراز هویت بسته به نیاز قابل تعریف است. گیرنده سپس مدرک را می‌بیند و در صورت نیاز تایید یا رد می‌کند.
او همچنین ممکن است بخواهد پیش از تایید، درباره سند از شما سوالاتی بپرسد و شما هم باید به وی پاسخ دهید و این فرآیند مکتوب باشد، لذا تمامی فرآیند پرسش و پاسخ در مورد سند در بخش مربوطه آن ثبت و مستند می‌گردد تا در آینده بتوان به آن رجوع کرد.
همچنین می‌تواند پیش از تایید یا رد سند همین فرآیند را برای شخص دیگری تکرار کند. یعنی سند را برای شخص دیگری ارسال و در صورت تایید وی آن را برای شما تایید نماید. پس از اتمام فرآیند اقدام، برای شما پیام‌کوتاه در خصوص تایید، رویت و یا پیغام ارسالی گیرنده در مورد مدرک ارسال خواهد شد و این چرخه ادامه خواهد یافت.
جستجو رو انواع دسته‌بندی و تگ گذاری اسناد نیز در سیستم تعبیه شده و هر آنچه برای گردش کار بصورت دورکاری لازم است در سیستم دیده شده. علاوه بر اطلاعات عادی درباره سند، می‌توان مقادیر ارزشی و برآورد ریالی را نیز به اسناد تخصیص داد و از این طریق برای کنترل فرآیند بازبینی و تسویه تنخواه گردان مالی استفاده کرد.
تنها کافی است سندی که نیازمند پرداخت است با ثبت مبلغ و دسته‌بندی هزینه برای تایید کننده آن ارسال و پس از صدور مجوز نسبت به پرداخت آن اقدام نمود و یا از حساب تنخواه کسر نمود. همچنین نگهداری برخی اسناد و مدارک شخصی که ممکن است همیشه نیاز به دسترسی آن داشته باشید و اغلب جای امنی برای ثبت آنها یافت نمی‌شود و یا ممکن است پیدا کردن آنها با دشواری همراه شود از جمله کارهایی است که می‌توانید با اسنادایران انجام دهید.
ضمنا در اسنادایران امکان ثبت فایل با فرمت پی‌دی‌اف (PDF) نیز وجود دارد و تمامی صفحات آن بطور خودکار بصورت تصاویر غیرقابل اصلاح ذخیره می‌گردند. همچنین جهت تکمیل و ویرایش یک سند مرجع می‌توان لینک آن را نیز بطور مجزا بارگذاری و به سند فعلی متصل نمود.
ما همواره تلاش داریم با ارائه بستر امن و مطمئن ، سازمان‌ها و اشخاص بتوانند حتی علیرغم نداشتن آشنایی و بدون نیاز به ارتباط حضوری با اطمینان کامل به مبادله و تایید قابل قبول از مستندات مورد نیاز خود دست یابند .
خط مشی سازمانی
- استراتژی ما در سایت اسنادایران ، آماده‌سازی نرم‌افزار کارآمد و آسان ، افزایش آسودگی و اطمینان برای کاربران و در نهایت حمایت از داده‌ها در یک بستر امن ، تعیین گردیده است. ما معتقدیم که هر فردی می‌تواند از سایت اسنادایران با توجه به نیاز خود سود ببرد. ما همواره آماده شنیدن پیشنهادات شما جهت بهینه سازی عملکرد سایت و اصلاح مستمر رویه های جاری هستیم.
حفظ حریم خصوصی
- اسنادایران حریم شخصی شما کاربران و بازدید کنندگان را محترم می‌دارد و خود را ملزم به حفاظت از داده‌های شخصی همه کاربران و بازدید کنندگان سایت می‌داند. ما هیچگونه اطلاعات شخصی شما را هنگام بازدید از سایت جمع‌آوری نمی‌کنیم، تنها زمانی که شما، خود آن اطلاعات را در فرم عضویت سایت و یا فرمهای دیگر در اختیار ما قرار دهید. شما می‌توانید مطمئن باشید که این اطلاعات تنها برای حفظ ارتباط ما و شما مورد استفاده قرار خواهد گرفت و در اختیار شخص ثالث قرار نمی‌گیرد، حتی از نظر فنی ذخیره‌سازی آنها با تمهیدات لازم صورت گرفته است.
- این اطلاعات تنها ممکن است جهت جلوگیری از کلاهبرداری و یا سوء استفاده از سیستم مورد استفاده قرار گیرد و تنها زمانی که مورد نیاز جدی باشد و تلاش برای انجام چنین موارد (هرچند ناممکن) محرز شده باشد. تمامی اطلاعات تماس و حسابهای شمابطور کاملاً محرمانه تلقی شده و تنها تا زمانی که برای مبادلات مالی خود و سایت کاربرد دارند توسط شما در اختیار ما خواهد بود و هر زمان که لازم دانستید می‌توانید آنها را از سایت حذف نمایید و ما آن را به منزله عدم اجازه شما برای داشتن این داده‌ها خواهیم پذیرفت و شما همواره دسترسی کامل و مستقیم برای ثبت یا حذف داده‌های خود دارید.
* * *
- سامانه اسنادایران نگارش 1.1.7